Voor het instellen van de koppeling is het belangrijk dat alle grootboekrekeningen en codes ingesteld zijn in het boekhoudprogramma.
Hieronder vinden jullie de complete lijst van de benodigde informatie voor het instellen van de koppeling:
Dagboekcode verkoop
Grootboekrekening verkoop
Btw codes
Grootboekrekeningen en btw tarieven van de extra kosten
Grootboekrekeningen en btw tarieven van de accommodaties
Grootboekrekeningen van de betaalwijzen
Bookzo heeft een koppeling met SnelStart gerealiseerd die volledig automatisch synchroniseert. Deze koppeling is in te stellen via Bookzo Web.
Wanneer je nog geen koppeling met SnelStart hebt dien je deze eerst aan te vragen. Dit doe je via Account, abonnementbeheer, hier kun je de koppeling aanvragen.
Het instellen van de koppeling doen we graag samen zodat we van beide kanten zeker weten dat alles goed staat.
Nummering klanten en facturen
Factureer je ook rechtstreeks uit Snelstart (bijvoorbeeld niet verhuur gerelateerde zaken)? Zorg dan voor een andere nummerreeks voor klanten en facturen.
De eerstvolgende nummers kun je instellen in Bookzo onder Instellingen.
Grootboeknummers in Bookzo invoeren
De grootboek indelen bespreek je meestal van te voren met de accountant.
Waar wil je huuropbrengsten onderbrengen in de boekhouding? En toeristenbelasting? Ontbijt? Contant/PIN betalingen? etc.
Administratie selecteren
Ga in Bookzo naar Koppelingen en zoek SnelStart op.
Doorloop de instellingen stap voor stap
Wanneer er wordt geklikt op ‘Aanmelden bij SnelStart’ word je doorgestuurd naar de omgeving van SnelStart waar je in kunt loggen en kunt kiezen welke administratie je wilt koppelen.
Nadat je dit gedaan hebt kun je ook stap 1 nogmaals aanklikken om de koppeling te verbreken
Achtergrondproces bij Stap 1
Na het doorlopen van stap 1 wordt er op de achtergrond gekeken of er een dagboek Bookzo bestaat binnen de administratie. Als dit niet het geval is maakt Bookzo deze aan in de SnelStart administratie met de naam ‘Dagboek Bookzo’ en functie 1 (kasboek).
De gebruiker kan in SnelStart de naam wijzigen en het dagboek ook verwijderen wanneer dit gewenst is.
Vul bij elke kosten een grootboekrekening in, hier kun je met de tab en entertoets snel doorheen. Omdat er bij kosten verschillende btw tarieven zijn, kunnen we hier geen algemene grootboekrekening instellen. Houd vol, het hoeft maar één keer.
Het is mogelijk om voor alle accommodaties een ‘algemeen’ btw tarief en grootboek in te vullen. Let op! Het algemene grootboek overschrijft niet de uitzonderingen die zijn ingevuld onder ‘Afwijkende grootboeken per accommodatie’ dit wordt ook weergegeven in de melding.
Wanneer een accommodatie een eigenaar heeft, heeft deze in Bookzo altijd btw tarief nul. Dit komt omdat in Bookzo de regel geldt, dat de eigenaar verantwoordelijk is voor de btw afdracht en niet de verhuurder. Vandaar dat Bookzo niets doet met de btw.
Verder zijn er checkboxen waarmee je snel een selectie kunt maken op ongeldige of lege waarden.
Instellen Betaalwijzen
Dagboek Bookzo
Als het wenselijk is dat betalingen uit Bookzo worden gesynchroniseerd naar SnelStart, moet er een dagboek ingevuld worden bij de betaalwijzen. Bij leeglaten wordt er geen synchronisatie uitgevoerd.
Bij het kiezen van een dagboek worden alleen de dagboeken met functie 1 (dagboek Kas), uit SnelStart opgehaald. Wil je meerdere betaalwijzen synchroniseren, dan kies je steeds hetzelfde dagboek.
Kruisposten
Adviseer de klant om te overleggen met de boekhouder hoe deze in te stellen, het is wel aan te raden voor een beter overzicht in de administratie, het dagboek Kas kan anders erg hoog uitkomen waardoor het overzicht liquide middelen niet juist is.
Het gebruik van een Kruispost bij een betaalwijze wordt geadviseerd wanneer je het geld niet gelijk in je hand of op de rekening hebt. Bijv. betalingen die online worden gedaan via de website, maar pas aan het eind van de werkdag uitbetaald worden door Mollie.
Voorbeeld:
Stap 1 – Betaling door klant (parkeren)
- De factuur wordt betaald, maar het geld staat nog niet op de bank.
- Journaalpost:
- Debet: Kruispost / Mollie tussenrekening €121
- Credit: Debiteuren €121
? De gast heeft betaald, het geld staat “geparkeerd” bij Mollie.
Stap 2 – Uitbetaling door Mollie
Mollie betaalt uit:
- Bruto bedrag: €121
- Mollie-kosten: €1
- Ontvangst op bank: €120
2a. Ontvangst op bank
- Debet: Bank €120
2b. Kosten Mollie
- Debet: Kosten paymentprovider €1
2c. Afboeken kruispost
- Credit: Kruispost / Mollie tussenrekening €121
? De kruispost komt weer op nul.
Journaalpost bij het gebruik van een dagboek zonder kruispost
Grootboek Debet - Credit
Dagboek Kas 1000
Debiteuren 1000
Wat wordt er gesynchroniseerd en wanneer
De instelling ‘Facturen synchroniseren vanaf’ kijkt naar alle facturen met een factuurdatum vanaf deze datum.
Vanuit Bookzo hangt elke synchronisatie aan een factuur, er worden dus geen klanten zonder factuur gesynchroniseerd.
Bij het synchroniseren van een factuur wordt gekeken of de klant al bestaat en desnoods aangevuld of overschreven met de gegeven uit Bookzo. Het is dus niet aan te bevelen om twee factuurreeksen te hebben in één administratie omdat je klant kunt gaan overschrijven.
Als het wenselijk is dat de betalingen van een factuur naar SnelStart worden gesynchroniseerd, dient er bij de betaalwijzen een grootboek en kruispost (laatste is wel aan te raden) te worden ingevuld. Als er niets wordt ingevuld, worden de betalingen ook niet gesynchroniseerd.
Bookzo synchroniseert na elke update aan een factuur, het wordt dus gelijk naar SnelStart gestuurd.
Betalingen vanuit SnelStart worden elke 5 minuten opgehaald. Bookzo haalt alle grootboekmutaties op uit het dagboek bank van SnelStart en vergelijkt hierbij de factuurnummer van SnelStart met de factuurnummers uit Bookzo. Als er een betaling is gedaan (positief of negatief) neemt Bookzo deze over op de factuur in Bookzo.
Als de regel in SnelStart wordt verwijderd uit het dagboek bank, weet Bookzo dit niet omdat dan de vergelijking niet gemaakt kan worden.
Zo lang er een alert openstaat van een factuur, wordt er elke 5 minuten geprobeerd om de factuur te synchroniseren.
Wanneer een grootboek gewijzigd wordt of een btw-tarief, heeft dit alleen invloed op de facturen die na de wijziging worden gesynchroniseerd, alle daarvoor gemaakte facturen worden niet aangepast.
Hoe zit het met eigenaren?
Wanneer een verhuurder accommodaties heeft met een eigenaar, hanteert Bookzo de volgende regel: De eigenaar is verantwoordelijk voor de btw-afdracht over de ontvangen bedragen.
De verhuurder verlegt de btw naar de eigenaar.
Voorbeeld:
- De gast betaalt een reservering inclusief hoog btw-tarief.
- De factuur wordt inclusief btw gesynchroniseerd naar de boekhouding; de btw wordt dus niet apart verwerkt.
- De verhuurder betaalt de eigenaar uit inclusief btw.
De eigenaar ontvangt hiermee een bedrag waarin btw is opgenomen en is zelf verantwoordelijk voor het aangeven en afdragen van deze btw bij de Belastingdienst.
Wanneer een verhuurder dit correct wil vastleggen, wordt op de commissiefactuur vermeld hoeveel btw in het bedrag is opgenomen en dat deze btw is verlegd naar de eigenaar.
Instellen koppeling SnelStart
Accommodaties met een eigenaar, én kosten waarvan de omzet voor de eigenaar is, kunnen in de koppeling met SnelStart alleen worden gekoppeld aan een grootboekrekening met functie nul.
Het btw-tarief mag niet op nul worden gezet, maar moet worden ingesteld op hoog of laag btw. De gast betaalt deze btw, waarna de verhuurder deze verlegt naar de eigenaar.
Eindafrekeningen synchroniseren
Er zit bij het invullen van de grootboekrekeningen geen check op functies in SnelStart omdat we wel moeten adviseren dit in overleg met de boekhouder in te vullen. Voor ons is het niet te bepalen welke rekeningen iemand hier wil gebruiken.
Uitleg grootboekrekeningen
Grootboekrekening provisie
Hier wordt de provisie voor de verhuurder op geboekt. Bijv. Huuropbrengsten.
Grootboekrekening provisie verlegd
Deze wordt gebruikt voor provisie van eigenaren die niet Nederlands zijn en een btw nummer hebben. Dit moet de verhuurder aangeven op de ICP aangifte.
Btw tarief provisie
Is aan de verhuurder om te bepalen
Grootboekrekening voorschotten
Hier wordt het bedrag wat aan voorschotten wordt uitgekeerd aan eigenaren op geboekt. Het percentage voorschot is nu alleen nog in te stellen in Bookzo desktop onder Instellingen -> Eigenaren. Dit zal later bij de Commissieafspraken worden gebouwd in Web.
Wanneer er een eindafrekening wordt gesynchroniseerd, wordt dat een verkoopboeking met een negatief bedrag.
De uit te betalen huur wordt negatief op omzetrekening geboekt
Het uit te betalen bedrag van kosten waarbij ‘omzet is voor de eigenaar’ aanstaat wordt negatief op de omzetrekening geboekt.
De commissie (voor de verhuurder) wordt ex btw op de grootboekrekening geboekt.
De btw over de commissie wordt op de btw rekening geboekt
Deze journaalpost staat in het dagboek verkoop met een negatief bedrag, huur en omzet extra kosten minus de commissie en eventuele btw.
Dit resulteert in een negatief bedrag wat de verhuurder aan de eigenaar moet uitbetalen.
Annuleringen
Op het moment dat er een annulering wordt gemaakt, wordt de factuur een geannuleerde factuur en wordt er een creditfactuur aangemaakt. De creditfactuur is de annulering. Deze worden tegen elkaar weggeboekt in het dagboek Memoriaal. Als de gast nog een deel moet betalen, blijft dit openstaan op de geannuleerde factuur. De rest wordt betaald via de betaalwijze Verrekening annulering.