In Bookzo is het mogelijk om verschillende zaken te automatiseren. Zo kun je gemakkelijk je documenten en mailing versturen zonder dat je er zelf omkijken naar hebt. Wanneer een gast bijvoorbeeld betaalt kun je automatisch een betalingsbevestiging sturen, vlak voor het verblijf een welkomstbrief of vlak na het verblijf een brief met een review link.
Onder communicatie kun je mailings aanmaken. Deze mailings kunnen verzonden worden ter informatie, deze doen niets met de status van de boeking. Maar ze kunnen ook verzonden worden om een status van een reservering aan te passen, denk hierbij aan bevestiging en facturen. Of dit wel of niet gebeurd heeft te maken met hoe je de mailing hebt aangemaakt. Meer informatie hierover vind je in het artikel communicatie.
Gepland verzenden
Instellen of een mail automatisch verzonden wordt met een taak doe je onder gepland verzenden. Gepland verzenden zet je aan of uit. Bij het aanmaken van de taak laat je deze uit. Eerst zorg je dat de instellingen goed staan en opgeslagen zijn. Als dit helemaal klopt kun je de taak starten door hem aan te zetten. Geef aan naar wie je wil verzenden, hier zijn ook meerdere opties mogelijk. Een mail die je naar de gast wilt sturen wil je soms ter informatie ook naar jezelf hebben en de eigenaar van de accommodatie. Deze drie mails kunnen allemaal vanuit deze actie verzonden worden.
Wanneer wordt de mail verzonden en vanaf wanneer? Wil je een reserveringsbevestiging versturen, kies dan voor 0 dagen na boekdatum. Denk je aan een welkomstmail die je 7 dagen voor aankomst wil verzenden met de informatie voor onderweg en bij aankomst, dan kies je voor 7 dagen voor aankomstdatum.
Wil je dat deze bepaalde mail pas start over 2 weken of nu meteen? Deze datum geef je hier eenmalig in.
Onder geavanceerde filters kun je specifieke filters instellen voor deze taak. Zo kun je hier kiezen voor welke accommodatie of welke groep je de mail wilt versturen. Denk hierbij aan een mail alleen voor de huizen waarbij huisdieren meegenomen kunnen worden. Ook kun je hier aangeven of er een bepaalde extra kosten in de reservering aanwezig moet zijn. Hulp hiervoor vind je in dit artikel.
Bij extra filtervoorwaarden kun je nog extra filters aanpassen bijvoorbeeld bij een x aantal personen of als de betaling van de reservering voor een deel of volledig voldaan is. Voordat je gepland verzenden aanvinkt kun je de concept email lijst bekijken, zo zie je, mocht je nu de taak activeren, naar welke reserveringen deze gestuurd gaat worden.
Verstuur rapport
Naast brieven en mailings kunnen ook rapporten automatisch verzonden worden. Dit is op dit moment alleen nog mogelijk in Bookzo Desktop. Heb je geen mogelijkheid om in Bookzo Desktop te komen, wij helpen je hier graag mee.
Je kunt ook automatisch rapporten met bijvoorbeeld een wekelijkse interval versturen naar een e-mailadres. In onderstaand voorbeeld sturen we vanaf vandaag elke week op maandagochtend om 8.00 uur de schoonmaaklijst naar een schoonmaakbedrijf.
Verwijder optie
Het is mogelijk om via taken na de Optie vervaldatum, de optie automatisch te verwijderen. Ook deze taak kan momenteel alleen nog worden ingesteld in Bookzo Desktop. Meer hierover lees je in het artikel Opties automatisch verwijderen op basis van vervaldatum.
Het is ook mogelijk om per reservering taken uit te sluiten. Dit doe je door de reservering te openen en naar het tabblad Taken te gaan. Hier kun je de taak uitvinken welke niet (meer) van toepassing is op deze reservering. In onderstaand voorbeeld krijgt de gast geen Betaalbevestiging per e-mail meer op het moment dat er een betaling aan de reservering wordt toegevoegd.
